Los Fondos de Empleados son organizaciones asociativas sin ánimo de lucro que están conformadas por trabajadores de empresas públicas o privadas, con el propósito de brindar bienestar social a través de servicios de ahorro y crédito a sus afiliados, bajo una economía solidaria.
Estas entidades generan un gran volumen de archivos y documentos, así como el manejo de información sensible de sus asociados, proveedores y responsables administrativos, por lo tanto, es indispensable contar con un completo y eficiente plan de gestión documental que administre, gestione, organice y controle todos los datos, para garantizar el cumplimiento de la norma exigida por la Superintendencia de la Economía Solidaria (Supersolidaria).
¿Cuáles son los servicios que necesitan los Fondos de Empleado?
1. Aplicación de instrumentos archivísticos, como: programa de gestión documental, tablas de retención documental, cuadro de clasificación documental, tablas de valoración documental y reglamento interno de archivo, entre otros.
2. Consulta documental electrónica para acceder a formatos digitales a través de dispositivos electrónicos, con el objetivo de realizar búsquedas y recuperación de información en bases de datos, bibliotecas digitales, repositorios y otras fuentes en línea.
3. Servicio de garantías y pagarés inmaterializados, se refiere a una forma electrónica de garantizar el pago de una obligación. En lugar de utilizar documentos físicos, se utilizan medios digitales para crear, almacenar y transferir estos documentos financieros.
4. Vinculación de afiliados y validación de requisitos para crédito con digitalización de firma electrónica o firma digital, se refiere al proceso de registrar y verificar la información de un cliente potencial para la concesión de un crédito, a través de un software especializado o plataformas tecnológicas.
De esta manera, los Fondos de Empleados podrán administrar adecuadamente sus activos de información, facilitando así la toma de decisiones, el desarrollo a cabalidad de sus objetivos y el bienestar de sus asociados.
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