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title: La importancia de la gestión documental en los Fondos de Empleados
description: Los Fondos de Empleados deben implementar un plan de gestión documental que garantice la administración de archivos y el cumplimiento de la norma.
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 abril 20, 2023

# La importancia de la gestión documental en los Fondos de Empleados

 By   Alarchivo  ·   1 minute read

Los Fondos de Empleados son organizaciones asociativas sin ánimo de lucro que están conformadas por trabajadores de empresas públicas o privadas, con el propósito de brindar bienestar social a través de servicios de ahorro y crédito a sus afiliados, bajo una economía solidaria. 

Estas entidades generan un gran volumen de archivos y documentos, así como el manejo de información sensible de sus asociados, proveedores y responsables administrativos, por lo tanto, es indispensable contar con un completo y eficiente plan de gestión documental que administre, gestione, organice y controle todos los datos, para garantizar el cumplimiento de la norma exigida por la Superintendencia de la Economía Solidaria (Supersolidaria).

**¿Cuáles son los servicios de gestión de la información que requieren implementar los Fondos de Empleado?**

**1. Instrumentos archivísticos,** como: programa de gestión documental, tablas de retención documental, cuadro de clasificación documental, tablas de valoración documental y reglamento interno de archivo, entre otros.

**2. Consulta documental electrónica** para acceder a formatos digitales a través de dispositivos electrónicos, con el objetivo de realizar búsquedas y recuperación de información en bases de datos, bibliotecas digitales, repositorios y otras fuentes en línea.

**3. Servicio de garantías y pagarés inmaterializados,** se refiere a una forma electrónica de garantizar el pago de una obligación. En lugar de utilizar documentos físicos, se utilizan medios digitales para crear, almacenar y transferir estos documentos financieros.

4. Vinculación de afiliados y validación de requisitos para crédito con digitalización de firma electrónica o firma digital, se refiere al proceso de registrar y verificar la información de un cliente potencial para la concesión de un crédito, a través de un software especializado o plataformas tecnológicas.

De esta manera, los Fondos de Empleados podrán administrar adecuadamente sus activos de información, facilitando así la toma de decisiones, el desarrollo a cabalidad de sus objetivos y el bienestar de sus asociados.

Equipo Comunicaciones Alpopular S.A.

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