Las actividades operativas de las empresas requieren que sus procesos sean cada vez más ágiles y que avancen con seguridad, esto les permite incrementar su rentabilidad y adoptar nuevas prácticas basadas en la aplicación de tecnologías (transformación digital) como el uso de la firma digital o electrónica.
En Colombia, la firma digital y electrónica corresponden a mecanismos utilizados para garantizar la autenticidad e integridad de un documento digital o mensaje de datos, que cuentan con un certificado emitido por entidades acreditadas por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia)
Dichas entidades son responsables de verificar la identidad del solicitante y emitir un certificado digital que contiene información sobre el titular y su clave pública.
Es importante tener en cuenta que la firma digital en Colombia está regulada por la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, los cuales establecen los requisitos y procedimientos para su utilización. Es recomendable consultar la normativa vigente y obtener asesoramiento especializado para utilizar correctamente la firma digital y electrónica en el país.
¿Cuál es la diferencia entre una firma digital y una electrónica?
La diferencia radica en el nivel de seguridad y validez legal que ofrecen.
La firma digital se basa en tecnología criptográfica avanzada y cuenta con un marco legal específico establecido por la Ley 527 de 1999 y su Decreto Reglamentario 1747 de 2000. Esta normativa establece los requisitos técnicos y legales para la validez de la firma digital, así como la responsabilidad de las entidades certificadoras y la protección de la información.
Por otro lado, la firma electrónica puede incluir diversos métodos como códigos, contraseñas, datos biométricos, una imagen escaneada de una firma manuscrita o simplemente un nombre escrito en formato electrónico. Aunque también cuenta con respaldo legal, su marco normativo es más amplio y se encuentra regulado principalmente por el Decreto 2364 de 2012, el Código de Comercio colombiano y otras leyes relacionadas con el comercio electrónico y la protección de datos personales.
¿Qué se necesita?
Para hacer uso de la firma digital o electrónica, es necesario contar con un certificado válido, utilizado a través de una herramienta que permita firmar los documentos, incorporando todos los componentes técnicos y legales dentro de su proceso. Existen diferentes opciones de software y aplicaciones que pueden utilizarse para este propósito.
Ambas firmas tienen validez legal en Colombia y son reconocidas como medio de prueba en procesos judiciales y administrativos. Se utilizan ampliamente en trámites electrónicos, como la presentación de declaraciones de impuestos, firma de contratos, presentación de documentos ante entidades gubernamentales, entre otros.
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Fuente: Archivo General de la Nación Colombia https://www.archivogeneral.gov.co/normograma/firma.php