En este blog, te explicamos paso a paso cómo funciona el proceso de clasificación de archivos físicos y su transformación en documentos digitales, garantizando acceso rápido, seguridad y orden.
La Ruta del Orden
Proceso de clasificación y digitalización documental
En el mundo empresarial actual, la gestión documental eficiente se ha convertido en una necesidad estratégica. Organizar, clasificar y digitalizar documentos permite a las organizaciones mejorar su trazabilidad, cumplir con la normativa archivística y optimizar sus procesos.
A continuación, te contamos como se desarrolla este proceso paso a paso, desde la llegada de los documentos físicos hasta su digitalización final.
1. Clasificación y ordenación
El primer paso hacia el control
Todo comienza con una clasificación documental organizada, que puede hacerse:
- Por fecha (cronológicamente).
- Por orden alfabético.
- Por categorías o series documentales.
Este paso es fundamental para lograr una estructura documental clara y accesible.
Una correcta organización de archivos facilita la búsqueda y evita pérdidas de información.
2. Hoja de control
La radiografía del archivo
Una vez los documentos están organizados, se elabora una hoja de control.
Este instrumento acompaña cada carpeta e incluye:
- Descripción del contenido.
- Fechas extremas.
- Número de folios.
- Serie o subserie documental.
Esta hoja de control, permite saber con precisión qué hay en cada carpeta y es esencial para la trazabilidad y futuras consultas.
3. Alistamiento y foliación
Identificando cada hoja
Con los documentos clasificados, pasamos a la etapa de alistamiento y foliación; allí:
- Se valida que el orden sea correcto.
- Se asigna un número consecutivo a cada folio.
- Se realizan revisiones periódicas para asegurar que no haya errores en la secuencia.
¿Por qué es importante? Porque facilita la localización exacta de documentos. Si la compañía requiere, por ejemplo, una carta específica, el sistema puede indicar que está en el folio 37 y accede a ella de forma inmediata.
4. Clasificación por carpetas
Todo en su lugar
Luego de la foliación, se consolidan las carpetas finales.
Se verifica que:
- El contenido coincida con la hoja de control.
- Cada carpeta no supere el límite de folios (por ejemplo, 250).
- La información esté completa y validada.
Estas carpetas quedan listas para consulta, transferencia o digitalización.
5. Digitalización de documentos:
Acceso ágil y seguro
El último paso es la digitalización de documentos físicos, donde cada hoja es escaneada y convertida en un archivo electrónico.
Este proceso aporta múltiples beneficios:
- Acceso remoto e inmediato.
- Reducción de espacio físico.
- Mayor seguridad y respaldo de la información.
- Preparación para auditorías o procesos legales.
Contar con un archivo digital permite consultar, compartir y almacenar información de forma eficiente.
La gestión documental como ventaja competitiva
La correcta ejecución de cada una de estas fases convierte la gestión documental en un verdadero activo estratégico para las organizaciones. Desde la clasificación física de documentos, pasando por la creación de hojas de control y la digitalización, cada etapa aporta valor, orden y eficiencia.
En Alarchivo, acompañamos a las empresas en este proceso, con tecnología, experiencia y compromiso. Porque cuando la información está bien gestionada, el futuro es más claro.
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