Puntos para tener en cuenta en la elección de un software de Gestión Documental
A la hora de escoger un software que ayude al acceso y organización de la información de las compañías como: manuales de procedimientos, planes estratégicos, facturación, fichas técnicas, remisiones, hojas de vida, contratos, entre otros, es recomendable tener en cuenta diferentes puntos que permitirán su buena elección; aquí algunas recomendaciones para la buena elección del sistema de almacenamiento, organización y recuperación de documentos:
- 1.Tener claro cuál es el alcance, presupuesto y visión al adquirir e implementar un software de gestión documental.
- 2. Tener presente que la herramienta este alineada a las políticas de la compañía, objetivos y plan estratégico, asociados a una cultura digital.
- 3. Preferiblemente se debe contar con los instrumentos archivísticos ya implementados al interior de la compañía, lo anterior, teniendo en cuenta que se convierten en una parte fundamental en la implementación.
- 4. Establecer si el modelo de adquisición es en compra o el alquiler.
- 5. Establecer si el deseo principal es gestionar documentos o gestionar procesos, actividades que son totalmente diferentes. Dentro del modelo se debe entender que la implementación conlleva un cambio general de los procesos actuales.
- 6. Se deben establecer las capacidades tecnológicas internas de la compañía, validando lo siguiente:
- 1. Se requiere una instalación de la herramienta tipo OnPremise o tipo OnCloud.
- 2. Cuál es el tipo de aplicación a implementar (iBPMS, BPM, ECM, RPA, BMRS, IA, BI).
- Los procesos de implementación deben ser progresivos y con victorias tempranas en todas sus fases, buscando evitar situaciones de riesgo a la compañía y sobre todo buscando la implementación eficiente y eficaz del proceso a intervenir, no se puede perder de vista que la finalidad es contar con ecosistema tecnológico funcional, que permita contar con una madurez digital del negocio, donde todos sus componentes se ejecuten armoniosamente.
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