¿Sabías que a partir del 23 de junio entró en vigencia una nueva resolución que impacta a las empresas de seguridad y vigilancia? ¡Así es! Es la Resolución 20233300033617, la cual establece las directrices en materia de Gestión documental, con el fin de adoptar acciones de organización, clasificación, conservación y seguridad de la información.
Las empresas de vigilancia y seguridad en Colombia se enfrentan a desafíos constantes para proteger sus activos y garantizar la confidencialidad de la información tanto de sus clientes como de sus colaboradores, por lo tanto, implementar un sistema de gestión trae ventajas importantes, como:
Organización y acceso eficiente a la información
La gran cantidad de documentos y registros generados a diario puede abrumar a los empleados y dificultar el acceso rápido a la información necesaria. Al tener un acceso eficiente a la información, los equipos de seguridad pueden tomar decisiones más oportunas, lo que mejora la capacidad de responder a situaciones críticas y emergencias. Además, la optimización de procesos internos y la reducción del tiempo empleado en buscar documentos permiten una mayor eficiencia operativa.
Seguridad y confidencialidad de la información
La seguridad de la información es fundamental, es ahí, donde los gestores documentales ofrecen un alto nivel de seguridad y control de acceso a los documentos sensibles. Con medidas como cifrado de datos, autenticación de usuarios y registros de auditoría, de esta manera se garantiza la confidencialidad y la integridad de la información almacenada, de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución 20233300033617.
Además, el riesgo de pérdida o extravío de documentos físicos se reduce significativamente al digitalizarlos y almacenarlos en un gestor documental seguro. Esto es especialmente importante cuando se trata de información delicada relacionada con clientes, operaciones o estrategias de seguridad.
Colaboración y trabajo en equipo mejorado
Un gestor documental facilita la colaboración entre departamentos y equipos al permitir el acceso compartido a la información relevante. Los diferentes miembros de la organización pueden trabajar en tiempo real en documentos, realizar comentarios o cambios, lo que se traduce en agilizar los procesos de trabajo y fomentar una mayor sinergia.
Cumplimiento normativo y legal
Ahora que las empresas de vigilancia y seguridad están sujetas a la Resolución 20233300033617, es necesario contar con un gestor documental que ayude en el cumplimiento de las disposiciones y estándares de la industria. Disponer de una plataforma que gestione la retención de documentos, asegura que la empresa cumpla con los plazos y requisitos legales para la conservación de registros. Además, durante procesos de auditoría o inspecciones, tener la documentación organizada y fácilmente accesible simplifica la tarea de demostrar el cumplimiento y la transparencia de las operaciones.
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