Normativa de la Gestión Documental para entidades públicas y de gobierno.
En nuestro blog, Ley 1712 y su impacto en la Gestión Documental en Colombia. Un análisis de consulta fundamental para las organizaciones.
La Ley 1712 de 2014 tiene como objetivo principal promover la transparencia en la gestión pública y garantizar el derecho de los ciudadanos a acceder a la información que generan las entidades del estado y aquellas organizaciones privadas que ofrecen servicios de carácter público, por ende, establece pautas claras para un sistema documental efectivo.
Inventarios Documentales:
Las entidades públicas deben realizar inventarios documentales regulares para identificar y catalogar toda la información en su posesión. Esto ayuda a saber qué información está disponible y dónde se encuentra, facilitando su divulgación cuando sea requerida.
Programa de Gestión Documental (PGD):
Es esencial para establecer políticas y procedimientos documentales. Define cómo se crea, organiza, almacena y se depuran documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Son herramientas que determinan cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de documento antes de su eliminación. Esto evita la acumulación innecesaria de información y garantiza la disponibilidad de documentos relevantes.
Registro de Activos de Información:
Este registro identifica los sistemas y aplicaciones utilizados para gestionar la información. Es fundamental para rastrear el flujo de datos y mantener la seguridad de la información.
Índice de Información Clasificada y Reservada
La Ley 1712 establece la necesidad de clasificar y resguardar cierta información por razones de seguridad o privacidad. Un índice claro de información clasificada y reservada asegura un manejo adecuado de esta información sensible.
Capacitación y Concienciación:
La capacitación del personal en cuanto a la importancia de la gestión documental y el cumplimiento de la Ley 1712 es esencial. Todos deben entender cómo contribuyen a la transparencia y el acceso a la información.
En resumen, la Ley 1712 de 2014 en Colombia no solo es una herramienta para garantizar la transparencia, sino que también exige una gestión documental eficienteNORMATIVA APLICABLE PARA ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS
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