Perspectivas y tendencias para 2024
Un acercamiento a una de las herramienta archivísticas y de gestión documental, más importantes y eficientes para el control de documentos.
Los instrumentos archivísticos son herramientas esenciales para llevar a cabo de manera eficiente las diferentes actividades relacionadas con la gestión de documentos en una organización. Su implementación permite optimizar el manejo de los documentos, facilitando su clasificación, categorización, verificación, ordenamiento y consulta. Además, brindan un control exhaustivo sobre los documentos de la entidad, asegurando un tratamiento adecuado y una disposición final adecuada.
Estos instrumentos archivísticos son fundamentales para garantizar que los documentos sean gestionados de manera efectiva desde su origen hasta su destino final.
Dentro de los instrumentos archivísticos encontramos:
- Programa de gestión documental:
Es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo de los procesos archivísticos. Encamina la planificación, procesamiento y organización de la documentación producida y recibida por una entidad. Planifica desde el origen hasta el destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
El diagnóstico de archivos también juega un papel importante en la gestión de archivo, al verificar el estado actual de la gestión documental en aspectos administrativos, archivísticos y de conservación; así como:
1. Validación de su cumplimiento normativo.
2. Identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad entorno al cumplimiento y documentación de los 8 procesos de la gestión documental.
- Tablas de Retención Documental:
Otro instrumento clave que establece listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia (Retención) en cada etapa del ciclo vital de los documentos, archivo de gestión y archivo central. Esto permite determinar su disposición final, ya sea eliminación, selección o conservación total.
- Cuadros de Clasificación Documental:
Es un instrumento archivístico que expresa el listado de todas las series y subseries documentales con la relación de su oficina productora y su correspondiente codificación.
Es un instrumento archivístico que expresa la descripción de las series y subseries
documentales, de manera particular para cada entidad.
- Tablas de Valoración Documental:
Listado de series, subseries y asuntos a las cuales se asigna el tiempo de permanencia (Retención) en el archivo central y su disposición final: eliminación, selección, conservación total.
¿Cómo implementar estos instrumentos archivísticos en una empresa?
La implementación de los instrumentos archivísticos en una empresa es un proceso fundamental para garantizar una gestión documental eficiente y efectiva. A continuación algunos pasos clave para implementar estos instrumentos:
1. Diagnóstico inicial: antes de comenzar a implementar los instrumentos archivísticos, es importante realizar un diagnóstico de la situación actual de la gestión documental en la empresa. Esto ayudará a identificar las fortalezas y debilidades existentes, así como las oportunidades de mejora.
2. Definir un programa de gestión documental: el programa de gestión documental es un instrumento archivístico que permitirá a la Entidad planificar y organizar todas las actividades relacionadas con la gestión de documentos. Es importante establecer metas claras y objetivos específicos a corto, mediano y largo plazo.
3. Implementación tablas de retención documental: las tablas de retención documental son herramientas esenciales para determinar el tiempo de permanencia de los documentos en cada etapa de su ciclo de vida como lo explica su definición anteriormente. Estas tablas, ayudarán a establecer si un documento debe ser conservado, eliminado o seleccionado para su archivo central.
4. Elaboración cuadros de clasificación documental: los cuadros de clasificación documental son una guía que permitirá a la Compañía organizar y categorizar los diferentes tipos de documentos que se manejan en la empresa. Estos cuadros deben incluir la relación de las series y subseries documentales, así como su correspondiente codificación.
5. Uso del banco terminológico BANTER: el uso de este instrumento archivístico permitirá establecer una terminología común y facilitar la búsqueda y consulta de los documentos.
6. Por último, implementación tablas de valoración documental: las tablas de valoración documental permitirán determinar la disposición final de los documentos en el archivo central. Incluirán el tiempo de permanencia de cada serie, subserie y asunto documental, así como su eliminación, selección o conservación total.
En resumen, la implementación de los instrumentos archivísticos es fundamental para garantizar una gestión documental eficiente y efectiva. Si es de su interés, Compañías especializadas como Alarchivo, brindarán una asesoría integral al proceso, permitiendo un despliegue e implementación más oportuna.
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Equipo Comunicaciones Alarchivo
Alpopular S.A.
Fuentes de información y definiciones: AGN - Archivo General de la Nación
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