Normativa de la Gestión Documental para entidades públicas y de gobierno.
CAD: Centro de Administración Documental
Solución para empresas que gestionan grandes volúmenes de información física y electrónica
La gestión documental preserva la memoria histórica de cada compañía, y juega un papel muy importante en empresas que día a día generan gran flujo de información y documentación valiosa.
Lamentablemente, muchas empresas aun no son conscientes de lo importante que es tener una buena administración documental en términos de tiempo y dinero, ya que contar con un área o empresa que gestione a todo nivel la información, le permitirá concentrarse en otros procesos operativos y de producción, que al final, contribuyan a mejorar el ingreso de la compañía.
De acuerdo a lo anterior y para entender más sobre la administración de la información empresarial, Andrea Ramírez Profesional en Procesos Documentales, más de 15 años de experiencia y Líder de Gestión Documental de Alarchivo, nos comparte en el siguiente artículo, algunos puntos claves que aportan los Centros de Administración documental CAD.
- 1. ¿Qué es la administración documental?
Como es conocido desde hace algún tiempo, la información es un recurso esencial para el funcionamiento y evolución de cualquier empresa, pues a través de ésta, se puede evidenciar la ejecución de actividades, el desarrollo de investigaciones, documentar la interacción de las compañías con sus stakeholders y la implementación de controles y políticas, entre otros.
En consecuencia, esta información va constituyendo la memoria institucional de las empresas y la reconstrucción de las actividades ejecutadas durante un tiempo determinado, su justificación y soporte. Además de mejorar la toma acertada de decisiones.
- 3. ¿Por qué la necesidad de tener un centro de administración documental?
Permite mejorar la toma de decisión, además de enfocar a la compañía en sus áreas de operación y administrativas; ya que el Centro de Administración Documental – CAD, es el área responsable de ejecutar las actividades para la recepción, radicación, distribución, organización, conservación, consulta y disposición final de los documentos producidos y recibidos por la empresa.
- 4. ¿Qué aportes trae un CAD a las compañías?
Los beneficios de la puesta en marcha de un CAD son diversos; pero se destacan los siguientes:
- - Mejora la recepción y distribución de la correspondencia.
- -Organiza los documentos teniendo en cuenta las políticas adoptadas por la compañía.
- - Permite mejorar la programación y ejecución de las transferencias documentales.
- - Ejecuta las operaciones de disposición final de la información, cuando está ya cumple su tiempo de retención documental.
- - Ahorrando espacio y dinero a la organización.
- - Mejora la atención a las solicitudes de información, cuando estas son administradas y custodiadas por el CAD, entre otros beneficios.
- 5. ¿Cómo se controla el cuidado de los documentos en el CAD?
Como parte de los controles establecidos por Alarchivo en sus CAD, se encuentran aquellos dirigidos al monitoreo permanente de la información que ingresa desde y hacia la compañía, con la finalidad que nuestros clientes puedan generar o gestionar sus trámites con oportunidad y eficiencia.
Igualmente, se ha implementado controles que permiten la organización adecuada de los documentos; esto con el fin de atender las consultas de dicha información con prontitud.
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