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title: ¿Qué son los instrumentos archivísticos?
description: Los instrumentos archivísticos son herramientas que ayudan a la ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión documental.
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[Blog Alarchivo Gestión Documental](https://blog.alpopular.com.co/gestion-documental)

# [¿Qué son los instrumentos archivísticos?](https://blog.alpopular.com.co/gestion-documental/instrumentos-archivisticos)

 Escrito por [Alarchivo](https://blog.alpopular.com.co/gestion-documental/author/alarchivo) | 24/11/2021, 11:26:09 p. m.

[¿Qué son los instrumentos archivísticos?](https://blog.alpopular.com.co/alarchivo-gesti%C3%B3n-documental/plan-gestion-entidades-publicas)<https://www.dnp.gov.co/DNP/Gestion%20Documental/Paginas/Plan%20Institucional%20de%20Archivos-PINAR.aspx>

**Instrumentos Archivísticos**

Antes de entrar en materia sobre la definición de instrumentos archivísticos, se debe conocer primero que es la gestión documental y como intervienen estas actividades en su ejecución.

<https://blog.alpopular.com.co/gestion-documental/programa-de-gestion-documental>

Cuando se habla de archivo o gestión de documentos, se tiene como referencia un espacio físico con papel almacenado y de poco valor; una referencia que no solo es errada, sino que tergiversa la realidad y la importancia que un archivo puede tener para una compañía.

La gestión documental va más allá de un archivo físico, de acuerdo a lo consignado por el Archivo General de la Nación, la gestión de documentos hace referencia a las actividades administrativas y técnicas, que permiten la planificación, manejo y organización de la documentación o información producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Procesos que intervienen en la g[estión documental](https://www.alpopular.com.co/web/alpopular-alarchivo):<https://www.alpopular.com.co/web/alpopular-alarchivo/consultoria-documental>Al trabajar en estos procesos para las organizaciones, se encuentran diferentes retos que al ejecutarse correctamente y de la [mano de expertos](https://www.alpopular.com.co/web/alpopular-alarchivo) se convierten en instrumentos que ayudan a optimizar la información.

**¿Qué son los instrumentos archivísticos?**

Si se toma la definición literal de instrumentos archivísticos, se encuentra que son herramientas que ayudan a la ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión documental, ya que facilitan el manejo optimizado de los documentos, su clasificación, categorización, verificación, ordenamiento y consulta al interior de las diferentes empresas que garantizan un control detallado sobre los documentos de la entidad, su destino, tratamiento y disposición final; es decir una base sólida para el manejo de la información.

**¿Cuáles son los diferentes instrumentos archivísticos que existen?**

Entre otros la gestión documental cuenta con los siguientes instrumentos archivísticos:

- Cuadro de clasificación documental.
- Tablas de retención documental.
- Tablas de valoración documental.
- Programa de gestión documental.
- Plan Institucional de Archivos (PINAR).
- Formato único de inventario documental.
- Banco Terminológico de tipos, series y sub-series documentales (BANTER).

**Beneficios de implementar los instrumentos archivísticos en las organizaciones:**

- Gestiona las actividades documentales y servicios derivados de manera eficientemente.
- Cumple con requisitos legales, reglamentarios y de rendición de cuentas en el caso de las Entidades Públicas.
- Protege los intereses de la organización y sus derechos.
- Mantiene la memoria corporativa o colectiva de la compañía.
- Clasifica y organiza los documentos generados de la compañía por unidades documentales.
- Organiza los procesos desde los archivos de gestión.
- Permite la consulta ágil y oportuna de la información.
- Amplia la capacidad de respuesta frente procesos de auditoria o procesos legales.

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