¿Qué son los instrumentos archivísticos?

¿Qué son los instrumentos archivísticos?

Instrumentos Archivísticos

Antes de entrar en materia sobre la definición de instrumentos archivísticos, se debe conocer primero que es la gestión documental y como intervienen estas actividades en su ejecución.

Cuando se habla de archivo o gestión de documentos, se tiene como referencia un espacio físico con papel almacenado y de poco valor; una referencia que no solo es errada, sino que tergiversa la realidad y la importancia que un archivo puede tener para una compañía.

La gestión documental va más allá de un archivo físico, de acuerdo a lo consignado por el Archivo General de la Nación, la gestión de documentos hace referencia a las actividades administrativas y técnicas, que permiten la planificación, manejo y organización de la documentación o información producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Procesos que intervienen en la gestión documental:Al trabajar en estos procesos para las organizaciones, se encuentran diferentes retos que al ejecutarse correctamente y de la mano de expertos se convierten en instrumentos que ayudan a optimizar la información.

¿Qué son los instrumentos archivísticos?

Si se toma la definición literal de instrumentos archivísticos, se encuentra que son herramientas que ayudan a la ejecución adecuada de las actividades y tareas que surgen de la gestión documental, ya que facilitan el manejo optimizado de los documentos, su clasificación, categorización, verificación, ordenamiento y consulta al interior de las diferentes empresas que garantizan un control detallado sobre los documentos de la entidad, su destino, tratamiento y disposición final; es decir una base sólida para el manejo de la información.

¿Cuáles son los diferentes instrumentos archivísticos que existen?

Entre otros la gestión documental cuenta con los siguientes instrumentos archivísticos:

• - Cuadro de clasificación documental.

• - Tablas de retención documental.

• - Tablas de valoración documental.

• - Programa de gestión documental.

• - Plan Institucional de Archivos (PINAR).

• - Formato único de inventario documental.

• - Banco Terminológico de tipos, series y sub-series documentales (BANTER).

Beneficios de implementar los instrumentos archivísticos en las organizaciones:

• - Gestiona las actividades documentales y servicios derivados de manera eficientemente.

• - Cumple con requisitos legales, reglamentarios y de rendición de cuentas en el caso de las Entidades Públicas.

• - Protege los intereses de la organización y sus derechos.

• - Mantiene la memoria corporativa o colectiva de la compañía.

• - Clasifica y organiza los documentos generados de la compañía por unidades documentales.

• - Organiza los procesos desde los archivos de gestión.

• - Permite la consulta ágil y oportuna de la información.

• - Amplia la capacidad de respuesta frente procesos de auditoria o procesos legales.

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