Un procedimiento técnico-administrativo riguroso que las entidades públicas deben completar.
La gestión documental en el sector gobierno colombiano exige el cumplimiento riguroso de normativas del Archivo General de la Nación, donde la convalidación de instrumentos archivísticos se convierte en un pilar fundamental para garantizar la transparencia, el acceso a la información pública y la preservación del patrimonio documental del Estado.
El rol del Archivo General de la Nación como entidad convalidadora: marco normativo y competencias
El Archivo General de la Nación (AGN) de Colombia constituye la autoridad archivística máxima del país, con competencias claramente definidas mediante la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y el Decreto 1080 de 2015. Esta entidad ejerce funciones de inspección, vigilancia y control sobre la gestión documental en todas las entidades públicas del territorio nacional, consolidándose como el organismo rector en materia de normalización archivística y convalidación de instrumentos de gestión documental.
El marco normativo vigente establece que el AGN tiene la potestad exclusiva para convalidar instrumentos archivísticos fundamentales como las Tablas de Retención Documental (TRD), las Tablas de Valoración Documental (TVD) y los Programas de Gestión Documental (PGD) de las entidades del sector gobierno. Este proceso de convalidación garantiza que los instrumentos elaborados cumplan con los estándares técnicos, metodológicos y normativos establecidos en el Acuerdo 004 de 2013 y demás disposiciones aplicables.
Las competencias del AGN abarcan la emisión de lineamientos técnicos, la aprobación de metodologías para la elaboración de instrumentos archivísticos, la capacitación a funcionarios públicos en gestión documental y la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos. Adicionalmente, el AGN coordina el Sistema Nacional de Archivos y promueve la implementación de buenas prácticas archivísticas que fortalezcan la transparencia y la rendición de cuentas en el sector público.
Para las entidades del orden nacional con sede en Bogotá, el proceso de convalidación se realiza directamente ante la Dirección del Sistema Nacional de Archivos del AGN. En las principales ciudades como Medellín, Cali, Barranquilla, Cartagena y Bucaramanga, si bien existen archivos territoriales que brindan asesoría técnica, la competencia final de convalidación para entidades del orden nacional corresponde exclusivamente al AGN en su sede central. Las entidades territoriales y locales deben coordinar con los archivos departamentales y municipales según corresponda, bajo los lineamientos y supervisión del AGN.
Proceso de convalidación de Tablas de Retención Documental (TRD) en el sector gobierno colombiano
La convalidación de las Tablas de Retención Documental representa un procedimiento técnico-administrativo riguroso que las entidades públicas deben completar para garantizar la legalidad y eficacia de sus instrumentos de gestión documental. Según el Acuerdo 004 de 2013 del AGN, las TRD deben ser elaboradas siguiendo una metodología sistemática que incluye la conformación de grupos interdisciplinarios, el análisis de funciones, la identificación de series documentales, la asignación de tiempos de retención y la determinación de disposiciones finales.
El proceso inicia con un diagnóstico integral del archivo de la entidad, seguido por la identificación y análisis de las series y subseries documentales producidas en el ejercicio de sus funciones. Las TRD deben reflejar con precisión el ciclo vital de los documentos, estableciendo los tiempos de permanencia en el archivo de gestión y el archivo central, así como la disposición final: conservación total, selección o eliminación. Este instrumento debe ser aprobado por el comité interno de archivo de la entidad antes de ser remitido al AGN para su convalidación.
Una vez elaboradas las TRD, la entidad pública debe presentar ante el AGN un expediente completo que incluya: el instrumento archivístico firmado por el representante legal, el acta de aprobación del comité interno de archivo, el formato único de inventario documental (FUID), la resolución de conformación del grupo interdisciplinario de trabajo, y la documentación soporte que justifique técnica y jurídicamente los valores asignados a cada serie documental. El AGN evalúa la conformidad técnica, normativa y metodológica del instrumento presentado.
El tiempo de respuesta del AGN para la convalidación puede variar entre tres y seis meses, dependiendo de la complejidad de la estructura organizacional de la entidad y la calidad técnica de la documentación presentada. Durante este período, el AGN puede solicitar ajustes, aclaraciones o información complementaria. Una vez convalidadas, las TRD deben ser adoptadas mediante acto administrativo de la entidad y publicadas en el Sistema de Información de la Función Pública (SIGEP) y en el portal web institucional, garantizando su consulta pública.
Es fundamental que las entidades del sector gobierno comprendan que las TRD no son instrumentos estáticos. Deben actualizarse cuando se presenten cambios significativos en la estructura organizacional, las funciones institucionales o la normatividad aplicable. Cada actualización requiere nuevamente el proceso de convalidación ante el AGN, lo que subraya la importancia de contar con profesionales especializados en archivística y gestión documental que aseguren la calidad técnica de estos instrumentos.
Consecuencias del incumplimiento: riesgos legales y operativos para las entidades públicas sin instrumentos convalidados
La ausencia de instrumentos archivísticos convalidados expone a las entidades del sector gobierno a múltiples riesgos de carácter legal, operativo, financiero y reputacional. Desde la perspectiva normativa, el incumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley 594 de 2000 y sus decretos reglamentarios puede derivar en sanciones administrativas, disciplinarias y fiscales tanto para la entidad como para sus funcionarios responsables.
Los órganos de control como la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República y la Auditoría General de la República verifican de manera sistemática el cumplimiento de la normatividad archivística durante sus procesos de auditoría y control. La carencia de TRD convalidadas o la aplicación de instrumentos no aprobados por el AGN constituyen hallazgos de incumplimiento que pueden generar responsabilidades disciplinarias para los servidores públicos encargados de la gestión documental y los representantes legales de las entidades.
En el ámbito operativo, la ausencia de instrumentos archivísticos convalidados genera desorganización documental, pérdida de información crítica, ineficiencia en los procesos de consulta y recuperación de documentos, y sobrecostos en almacenamiento físico innecesario. Las entidades sin TRD no pueden realizar de manera técnica y legalmente válida procesos de eliminación documental, lo que deriva en la acumulación progresiva de documentos sin valor administrativo, legal o histórico, saturando los espacios de archivo y comprometiendo la conservación de documentos realmente valiosos.
Desde la perspectiva de la transparencia y el acceso a la información pública, la falta de instrumentos convalidados dificulta el cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública). Las entidades sin una gestión documental adecuada enfrentan dificultades para responder oportunamente a derechos de petición, solicitudes de información y requerimientos judiciales, lo que puede resultar en sanciones económicas y deterioro de la confianza ciudadana.
Adicionalmente, el riesgo reputacional asociado al incumplimiento normativo archivístico afecta la imagen institucional y la credibilidad de la entidad ante la ciudadanía, los organismos de control y otras instituciones. En casos extremos, la pérdida o deterioro de documentos de valor permanente puede comprometer la memoria institucional del Estado y el patrimonio documental de la Nación, generando responsabilidades penales por los delitos de violación de reserva legal y omisión del agente retenedor o recaudador, según corresponda.
Aliados estratégicos especializados: cómo facilitar la elaboración y convalidación de instrumentos archivísticos con expertos certificados
La complejidad técnica y normativa del proceso de elaboración y convalidación de instrumentos archivísticos ha generado la necesidad de contar con aliados estratégicos especializados que acompañen a las entidades del sector gobierno en el cumplimiento de sus obligaciones archivísticas. La selección de un proveedor experimentado en gestión documental y con conocimiento profundo de la normatividad del Archivo General de la Nación representa un factor crítico de éxito para garantizar la aprobación de los instrumentos en los tiempos establecidos.
Los operadores especializados en gestión documental ofrecen servicios integrales que abarcan desde el diagnóstico técnico de archivo hasta la presentación final del expediente de convalidación ante el AGN. Estos servicios incluyen la conformación y capacitación de grupos interdisciplinarios de trabajo, el análisis funcional de la entidad, la identificación y codificación de series documentales, la asignación técnica de tiempos de retención basados en valores primarios y secundarios, y la preparación de toda la documentación soporte requerida para el proceso de convalidación.
La experiencia y certificaciones del aliado estratégico resultan determinantes para minimizar observaciones del AGN y acelerar el proceso de aprobación. Empresas con trayectoria demostrable en el sector público, con profesionales formados en ciencias de la información y documentación, archivística y gestión documental, y con conocimiento actualizado de la normatividad vigente, proporcionan mayor seguridad en la calidad técnica de los instrumentos elaborados. Adicionalmente, estos aliados facilitan la implementación efectiva de las TRD una vez convalidadas, mediante capacitación al personal y acompañamiento en la aplicación práctica del instrumento.
Al evaluar proveedores especializados, las entidades del sector gobierno deben verificar su experiencia específica en el ámbito público, revisar casos de éxito con otras instituciones gubernamentales, validar las certificaciones y formación académica de su equipo técnico, y confirmar su conocimiento de las particularidades normativas del AGN. Un aliado estratégico adecuado no solo facilita la convalidación de instrumentos, sino que se convierte en un socio de largo plazo para la gestión integral del archivo institucional.
La tercerización especializada de servicios archivísticos permite a las entidades públicas concentrar sus recursos humanos y financieros en sus funciones misionales, mientras profesionales expertos aseguran el cumplimiento normativo en gestión documental. Esta estrategia reduce significativamente los tiempos de implementación, minimiza riesgos de incumplimiento, optimiza costos operativos y garantiza la calidad técnica de los instrumentos archivísticos, contribuyendo así al fortalecimiento de la transparencia, la eficiencia administrativa y la preservación del patrimonio documental del Estado colombiano.
