Programa de gestión documental como iniciativa para Entidades Públicas
La iniciativa gubernamental de cero papel se convirtió en uno de los lineamientos más importantes para contribuir a una gestión pública efectiva y disminuir el uso de archivo físico.
El Gobierno Nacional a través del Decreto 371 de 2021 por el cual se establece el Plan de Austeridad del Gasto 2021, para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación, intensifica las labores de ejecución e implementación de medidas a través de canales digitales que eviten las prácticas de impresión y copia, de este modo, permite habilitar de forma más abierta los procesos de gestión de información electrónica, con el fin de mejorar la eficiencia en trámites documentales y garantizar la preservación física de los documentos.
Consideración: a pesar del revuelo digital actual, desde hace 20 años se lleva implementando la ley de comercio electrónico que habilita la verificación y autenticidad de la información documental electrónica, las cuales han ido de la mano del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
La implementación de procesos documentales electrónicos como solución, permite replantear el manejo de la información y la identificación de oportunidades de mejora, en tiempos de atención de servicios, disminución de costos operativos y el mantenimiento de altos estándares de seguridad de información que para las entidades públicas es de suma importancia.
En este sentido, se replanteo el modelo de gestión con el Plan Institucional de Archivos PINAR, con el fin de alinear el Programa de Gestión Documental (PGD) el cual pretende la preservación de la información física y electrónica.
Este principal instrumento archivístico armoniza e integra toda la estructura organizacional de los procesos documentales, los cuales concluyen en la adaptación de un modelo de requisitos genéricos, del cual, la mayoría de empresas se basa para la gestión de su información institucional.
Tablas de control de acceso
Brindan la posibilidad de restringir el acceso a la información de manera sistemática, de tal forma que solo quienes tramitan o gestionan ese documento electrónico pueden ver o editar su información.
Cuadros de Clasificación Documental
Permiten jerarquizar y organizar la información dependiendo de su valoración numérica, fecha de creación, características, códigos, series y subseries de tal manera de hacer más fácil su búsqueda de acuerdo a su especificación.
Bancos Terminológicos
Instrumento archivístico que permite estandarizar la manera en que se dominan las series, subseries y tipos en las tablas de retención documental.
Tablas de retención documental
Las TDR son un instrumento archivístico clave que permite la depuración de un archivo basada en la aplicación de los tiempos consignados, permitiendo optimizar el espacio utilizado, así como reducir los costos de almacenamiento de documentos.
Tablas de Valoración Documental
Estas tienen como principal objetivo la revisión de la información para establecer de manera correcta el destino de los documentos en determinado tiempo y permanencia en los archivos de cualquier empresa.
Inventario Documental
De acuerdo al artículo 6 de la Ley 594 de 2000 toda entidad de administración pública está obligada a elaborar inventarios de sus documentos que se producen de acuerdo a sus funciones. Esto permite crear una relación sistemática entre unidades documentales con base a su descripción o serie.
Además es importante evaluar en las entidades gubernamentales la posibilidad de contar con un:
Este elemento de la gestión de información, mejora la dinámica de los procesos al interior de la compañía permitiendo implementar procesos inmaterializados (nace electrónico y se queda electrónico) que facilitan la gestión de trámites internos, disminuye los tiempos de atención, optimiza los costes operativos y permite realizar procesos de consulta en línea a través de diferentes canales y motores, además de garantizar el almacenamiento y conservación en el tiempo de la información electrónica.
Vale la pena resaltar que debido a las circunstancias actuales para las empresas los procesos digitales más que una necesidad son una obligación, de tal forma que cada uno de sus procedimientos tanto gerenciales, administrativos o comerciales deberán en su mayoría estar gestionados de manera electrónica.
Lo anterior nos lleva a concluir que en un futuro cercano la implementación inicial de la política gubernamental de “Cero Papel” dejará de ser una utopía, para convertirse en realidad, teniendo en cuenta la velocidad con la que las empresas se están adaptando a estos tiempos modernos de organización laboral digital, los cuales gracias a la tecnología han logrado ser más productivos y efectivos en cada uno de sus procesos.
Empresas de archivo y gestión documental como Alpopular Alarchivo cuentan con experiencia en el dimensionamiento, definición e implementación de estas soluciones a la medida; además en el manejo de archivo físico y el diseño de soluciones BPO.
Bibliografía: Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos – Archivo https://www.archivogeneral.gov.co