La organización técnica de archivos es esencial para la eficiencia operativa de las empresas del sector público, facilitando el acceso y preservación de la información.
La organización técnica de archivos es vital para garantizar la eficiencia y transparencia de las entidades del sector público. Una adecuada gestión documental permite un acceso rápido y seguro a la información, lo cual, es fundamental para la toma de decisiones y el cumplimiento de la normativa vigente.
Conversamos con Diana Valdés, nuestra Directora de Operaciones en Gestión Documental, quien nos explicó la relevancia de clasificar y organizar la información para optimizar los procesos internos de cualquier empresa.
Diana: La gestión técnica de archivos es el conjunto de principios, métodos y procedimientos utilizados para la clasificación, organización, conservación y recuperación eficiente de documentos en una institución pública o empresa. Su objetivo es garantizar el acceso rápido y seguro a la información, optimizando los procesos administrativos.
Esta herramienta se compone principalmente de algunos elementos como:
1. Clasificación documental: que consiste en agrupar los documentos según su contenido, función o tipo. Se basa en esquemas como organización por materias, cronológica, alfabética o numérica.La gestión documental en el sector público se desarrolla a partir de varios instrumentos archivísticos, entre algunos otros:
Estos instrumentos permiten una organización sistemática y coherente de la documentación, facilitando su manejo y preservación.
Diana: La valoración documental es un proceso técnico esencial que se realiza en el Comité de Archivo de la entidad. Este proceso determina el tiempo de permanencia de los documentos en el archivo de gestión y en el archivo central, así como su disposición final.
La valoración no se hace por tipo documental de manera independiente, sino que se realiza de manera integral, considerando las funciones y actividades de la entidad. Las decisiones tomadas se registran en la Tabla de Retención Documental, que debe elaborarse e implementarse conforme a lo establecido en el Acuerdo 04 de 2014 del Archivo General de la Nación.
Aplica a todos los sectores, ya que todas las instituciones y empresas generan, almacenan y necesitan recuperar información de manera eficiente, ejemplo:
Es esencial que toda empresa u organización, sea pública o privada, cuente con una organización técnica de archivos. Esto no solo facilita la gestión de su información, sino que también impulsa la productividad, al optimizar procesos y aprovechar mejor el espacio físico. Además, al trabajar con un gestor documental especializado como Alarchivo, se asegura la protección de la información, reduciendo al mínimo los riesgos de pérdida y filtración de información.
Entrevista:
Diana Maryori Valdés Peña
Directora Operaciones Gestión Documental
Gerencia Regional Centro Oriente
Equipo de Comunicaciones