En Alarchivo, entendemos que la automatización no significa reemplazar personas, sino potenciar su trabajo. Se trata de aplicar tecnología para eliminar cuellos de botella, garantizar la trazabilidad documental y enfocar los esfuerzos en actividades de análisis y toma de decisiones.
En la operación diaria de una organización, gran parte del trabajo administrativo esta compuesto por tareas repetitivas, manuales y operativas. Si bien estas actividades son necesarias, pocas veces agregan valor estratégico y suelen ocupar tiempo valioso de los equipos.
En Alarchivo, entendemos que la automatización no significa reemplazar personas, sino potenciar su trabajo. Se trata de aplicar tecnología para eliminar cuellos de botella, garantizar la trazabilidad documental y enfocar los esfuerzos en actividades de análisis y toma de decisiones.
¿Qué tareas pueden automatizar las áreas administrativas y de compras?
A continuación, te compartimos algunos ejemplos concretos de procesos que pueden optimizarse fácilmente mediante soluciones tecnológicas:
1. Radicación y distribución de correspondencia
- Antes: Se realizaba una revisión manual de la bandeja de entrada (física o digital) y la clasificación de documentos para enviarlos a las áreas correspondientes.
- Ahora: Los sistemas de gestión documental permiten establecer reglas automáticas para clasificar y distribuir los documentos, garantizando su trazabilidad desde el primer momento.
2. Generación de certificados y respuestas tipo
- Antes: Cada certificado (por ejemplo, de contratación, cumplimiento o disponibilidad) se generaba manualmente, validando la información uno a uno.
- Ahora: Plantillas inteligentes conectadas a bases de datos permiten generar estos documentos automáticamente con datos actualizados, estandarizando formatos y reduciendo errores.
3. Control de vencimientos contractuales y administrativos
- Antes: Los equipos usaban calendarios o hojas de Excel para llevar el control de fechas críticas.
- Ahora: Los flujos de trabajo automatizados envían alertas previas al vencimiento de contratos, fechas de entrega o renovaciones, asegurando cumplimiento normativo y evitando omisiones.
4. Registro y verificación de facturas
- Antes: Las facturas se recibían por correo y se ingresaban manualmente al sistema contable.
- Ahora: Herramientas con tecnología OCR leen el documento, extraen la información clave (NIT, valor, fecha, número de orden) y la cargan automáticamente en el ERP, validando requisitos mínimos.
5. Indexación y clasificación documental
- Antes: Un funcionario debía clasificar manualmente los documentos, asignarles metadatos y guardarlos en la ubicación correspondiente.
- Ahora: Con inteligencia artificial, los documentos se clasifican automáticamente según su contenido, facilitando búsquedas rápidas, auditorías y recuperación eficiente de información.
¿Qué tipo de automatización pueden implementar las organizaciones?
Las compañías y entidades públicas pueden integrar diferentes tecnologías según su nivel de madurez digital y sus necesidades específicas:
- RPA (Automatización Robótica de Procesos): Para tareas de ingreso de datos, validaciones o cruces de información.
- BPM (Business Process Management): Para estructurar flujos de trabajo con aprobaciones, firmas electrónicas y notificaciones.
- IA aplicada a documentos: A través de agentes conversacionales con lenguaje natural, para la clasificación, extracción de datos, control de duplicados y diseño de informes a la medida de las compañías, para la toma de decisiones estratégicas
- Integración con sistemas existentes: Como ERP, CRM, SIGA o plataformas contables, asegurando la centralización y consistencia de la información.
¿Qué beneficios genera la automatización en la gestión documental?
- Ahorro de tiempo operativo
- Reducción de errores humanos
- Cumplimiento normativo y auditorías más sencillas
- Mejora en la trazabilidad y seguridad de la información
- Equipos enfocados en tareas estratégicas
Una entidad del sector salud por ejemplo, automatizó la recepción y clasificación de hojas de vida en procesos de contratación, reduciendo el tiempo de respuesta en un 70%. Este cambio no solo optimizó el proceso, sino que también fortaleció la trazabilidad y transparencia.
En Alarchivo, acompañamos a organizaciones públicas y privadas en su camino hacia la transformación digital, diseñando soluciones a la medida para automatizar sus procesos administrativos y documentales.
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