Los títulos valores o garantías como los cheques, pagarés, letras de cambio, facturas, certificados, entre otros, son documentos que contienen un derecho de cobro o una obligación de pago. Estos documentos financieros son emitidos por entidades que los producen en un volumen significativo, los cuales deben ser conservados por un tiempo determinado según lo establecido por el código de comercio, el Estatuto Tributario y demás regulaciones que puedan aplicar.
Los títulos valores suelen tener un valor monetario significativo y su pérdida puede ocasionar perjuicios legales y económicos importantes, por lo tanto, se debe asegurar la conservación física de los mismos en una infraestructura que cumpla con ciertas características especiales, como; el almacenamiento en bóvedas con estrictos mecanismos de seguridad que custodien y salvaguarden la información sensible que estos documentos albergan, el tipo de caja y las condiciones ambientales deben ser apropiadas para evitar su deterioro, el acceso a estas plataformas debe ser restringido y solo podrá ingresar un equipo profesional autorizado y capacitado, que cuente con experiencia en el manejo integral de este tipo de archivos, entre otras cosas.
Es indispensable que las empresas transfieran este tipo documentos a un Gestor documental de confianza, que garantice el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley 594 de 2000, en los que se especifican aspectos como la ubicación del terreno sin riesgos de humedad, instalaciones lejos de industrias contaminantes, infraestructura que cuente con las condiciones de seguridad, ambiente y ventilación exigidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, etc.
Además de asegurar la correcta custodia y conservación de los documentos, contar con un servicio de inventarios garantiza la organización y control de la unidad documental, facilitando su disposición y consulta para el cliente en cualquier momento que lo requiera.
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