¿Por qué es importante gestionar la documentación empresarial?
Porque la información es el activo más poderoso que tiene cualquier empresa u organización, cada gestión, servicio o proceso se convierte en un documento administrativo, operativo o legal, una valiosa herramienta que sustenta la labor de todos en las diferentes áreas de trabajo, por lo tanto, es necesario llevar un estricto control y organización documental, hacer uso de la tecnología permitirá un acceso rápido y fácil, a su vez, garantizará la preservación de la información digitalmente y evitará pérdidas de información.
A continuación, 8 Procesos en gestión documental que tienen por objetivo controlar, organizar, preservar y gestionar adecuadamente los diferentes documentos:
Planeación: Es el paso inicial, donde se analiza las necesidades de la empresa y se establecen las acciones para producir, categorizar, digitalizar y almacenar la información.
Producción: Se evalúa la información con el fin de organizar y categorizar la documentación, se ingresa al sistema de acuerdo al nivel de importancia, se determina el tratamiento y se hace uso de herramientas tecnológicas.
Trámite: Se valida el impacto de cada documento dentro de los diferentes procesos de la empresa, a partir de su nivel de importancia, calidad y facilidad de acceso.
Organización: Se revisa a fondo la documentación para establecer la categoría, valorización, dependencia, almacenaje y ciclo de vida.
Transferencia: En este punto se tiene en cuenta los tiempos de conservación, formatos, migración, conversión, de acuerdo a los lineamientos de transferencia de información de las tablas de valoración.
Disposición: Las tablas de retención y valoración documental, pemiten realizar un seguimiento para establecer la conservación o eliminación de un documento y los parámetros de tratamiento final.
Preservación: Cada una de las acciones durante la gestión documental, tienen como propósito preservar a largo plazo la información y establecer los medios y formas para conservarlos.
Valoración: Es un procedimiento continuo que tiene por finalidad establecer la relevancia de cada documento, y determinar su preservación o eliminación definitiva.
Implementar cada uno de estos procesos correctamente, permitirá automatizar y optimizar el archivo de su empresa, así como potenciar estratégicamente la gestión administrativa y operacional a todo nivel.
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