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title: 8 Procesos en gestión documental
description: "8 procesos de la gestión documental: un sistema eficiente que permite archivar, controlar, preservar y administrar toda información digitalmente."
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[Blog Alarchivo Gestión Documental](https://blog.alpopular.com.co/gestion-documental)

# [8 Procesos en gestión documental](https://blog.alpopular.com.co/gestion-documental/8-procesos-gestion-documental)

 Escrito por [Alarchivo](https://blog.alpopular.com.co/gestion-documental/author/alarchivo) | 25/01/2023, 3:00:00 p. m.

¿Por qué es importante gestionar la documentación empresarial?

Porque la información es el activo más poderoso que tiene cualquier empresa u organización, cada gestión, servicio o proceso se convierte en un documento administrativo, operativo o legal, una valiosa herramienta que sustenta la labor de todos en las diferentes áreas de trabajo, por lo tanto, es necesario llevar un estricto control y organización documental, hacer uso de la tecnología permitirá un acceso rápido y fácil, a su vez, garantizará la preservación de la información digitalmente y evitará pérdidas de información. 

A continuación, 8 Procesos en gestión documental que tienen por objetivo controlar, organizar, preservar y gestionar adecuadamente los diferentes documentos:

- Planeación: Es el paso inicial, donde se analiza las necesidades de la empresa y se establecen las acciones para producir, categorizar, digitalizar y almacenar la información.
- Producción: Se evalúa la información con el fin de organizar y categorizar la documentación, se  ingresa al sistema de acuerdo al nivel de importancia, se determina el tratamiento y se hace uso de herramientas tecnológicas.
- Trámite: Se valida el impacto de cada documento dentro de los diferentes procesos de la empresa, a partir de su nivel de importancia, calidad y facilidad de acceso.
- Organización: Se revisa a fondo la documentación para establecer la categoría, valorización, dependencia, almacenaje y ciclo de vida.
- Transferencia: En este punto se tiene en cuenta los tiempos de conservación, formatos, migración, conversión, de acuerdo a los lineamientos de transferencia de información de las tablas de valoración.
- Disposición: Las tablas de retención y valoración documental, pemiten realizar un seguimiento para establecer la conservación o eliminación de un documento y los parámetros de tratamiento final.
- Preservación: Cada una de las acciones durante la gestión documental, tienen como propósito preservar a largo plazo la información y establecer los medios y formas para conservarlos.
- Valoración: Es un procedimiento continuo que tiene por finalidad establecer la relevancia de cada documento, y determinar su preservación o eliminación definitiva.

Implementar cada uno de estos procesos correctamente, permitirá automatizar y optimizar el archivo de su empresa, así como potenciar estratégicamente la gestión administrativa y operacional a todo nivel. 

Somos especialistas en gestión de la información e implementación de procesos documentales para empresas, visite nuestro portal web [www.alarchivo.com.co](https://www.alpopular.com.co/web/alpopular-alarchivo). 

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