¿Para qué sirven los instrumentos archivísticos?

¿Para qué sirven los instrumentos archivísticos?

La base para una gestión documental eficiente y estratégica

Cuando se habla de archivos, aún persiste la idea de un cuarto lleno de papeles acumulados. Sin embargo, esta visión se queda corta frente al verdadero valor que tiene la información para cualquier entidad. La gestión documental no es solo almacenar documentos: es planificar, organizar, controlar y asegurar que la información fluya correctamente durante todo su ciclo de vida

De acuerdo con el Archivo General de la Nación, la gestión documental comprende todas las actividades técnicas y administrativas necesarias para garantizar que la documentación —desde su creación hasta su disposición final— sea accesible, confiable y preservada adecuadamente. Para lograrlo, las organizaciones requieren herramientas que ordenen estos procesos: los instrumentos archivísticos.

Procesos que intervienen en la gestión documental:Al trabajar en estos procesos para las organizaciones, se encuentran diferentes retos que al ejecutarse correctamente y de la mano de expertos se convierten en instrumentos que ayudan a optimizar la información.

¿Qué son los instrumentos archivísticos?

Los instrumentos archivísticos son herramientas técnicas esenciales que permiten ejecutar de manera adecuada los procesos de gestión documental. Facilitan la clasificación, categorización, consulta, control y disposición de los documentos dentro de una organización. En otras palabras, funcionan como una guía estructurada que ayuda a:

1. Organizar la documentación según su función y valor.
2. Mantener el control de lo que se produce y recibe.
3. Determinar cuánto tiempo conservar cada documento.
4. Garantizar la preservación de la memoria institucional.

¿Cuáles son los diferentes instrumentos archivísticos que existen?

Entre otros la gestión documental cuenta con los siguientes instrumentos archivísticos:

• - Cuadro de clasificación documental.

• - Tablas de retención documental.

• - Tablas de valoración documental.

• - Programa de gestión documental.

• - Plan Institucional de Archivos (PINAR).

• - Formato único de inventario documental.

• - Banco Terminológico de tipos, series y sub-series documentales (BANTER).

Beneficios de implementar los instrumentos archivísticos en las organizaciones:

• - Gestiona las actividades documentales y servicios derivados de manera eficientemente.

• - Cumple con requisitos legales, reglamentarios y de rendición de cuentas en el caso de las Entidades Públicas.

• - Protege los intereses de la organización y sus derechos.

• - Mantiene la memoria corporativa o colectiva de la compañía.

• - Clasifica y organiza los documentos generados de la compañía por unidades documentales.

• - Organiza los procesos desde los archivos de gestión.

• - Permite la consulta ágil y oportuna de la información.

• - Amplia la capacidad de respuesta frente procesos de auditoria o procesos legales.

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